Tools im Online Marketing – effektiver & erfolgreicher arbeiten

Von Asana bis HubSpot – Jedes Unternehmen arbeitet mittlerweile mit Tools. Egal ob ganz einfach mit Excel oder kleineren Lösungen für Probleme, bis hin zu großen CRM Tools – sie sind nicht mehr aus dem Alltag wegzudenken. 

Wieso Du Tools nutzen solltest, in welchen Bereichen Dich Tools besonders unterstützen können und welche unsere Lieblings-Tools sind, das erfährst Du in diesem Blogartikel. 

Falls Du unterwegs bist, kannst Du Dir hier die Podcast-Folge von The Art of Marketing anhören, die ich mit Jens Polomski, Tool-Nerd und leidenschaftlicher Online Marketer, aufgenommen habe. 

Warum eigentlich Tools?

Einer der wichtigsten Gründe, wieso Du Tools nutzen solltest ist, dass sie Dir Unmengen an Zeit und Arbeit ersparen. Repetitive Arbeiten wie zum Beispiel das Versenden von Follow Ups müssen durch Automatisierung nicht mehr von Dir manuell erledigt werden. Außerdem verbessern Tools die Qualität Deiner Arbeit, denn sie können Fehler, die bei repetitiver, manueller Arbeit entstehen, verhindern. Und zu guter Letzt schaffen Tools Transparenz und können Zusammenhänge zwischen verschiedenen Daten aufzeigen, bzw. diese visualisieren. 

Wo geht es nicht ohne Tools?

Generell gilt: Überall dort, wo mit vielen Daten gearbeitet wird. Angefangen bei SEO-Daten bis hin zu Kundendaten im CRM, wo mit heiklen und wichtigen Daten gehandelt wird. Auch im Bereich der Automatisierung sind Tools wichtig, vor allem bei der Verknüpfung verschiedener Tools untereinander. Außerdem steigern Tools die Produktivität, da in den verschiedenen Tools zusammengearbeitet und kommuniziert werden kann. Auch kannst Du mit Tools in neue Bereiche eintauchen, in denen Du nicht Expertenwissen besitzt und somit produktiver wirst. Nicht zu vergessen ist die Kombination von Analyse und Reporting mit Controlling-Zahlen. Mit Tools kannst Du Shop-Kennzahlen mit Marketing-Zahlen zusammenbringen, CRM-Daten mit Kampagnendaten verknüpfen und Zusammenhänge analysieren.

Ab wann solltest Du Tools nutzen?

Es gibt keinen gesetzten Zeitpunkt ab dem Du unbedingt ein Tool nutzen solltest. Wichtig ist vor allem ein solides Tool Stack um die Grundfähigkeiten von Tools zu nutzen. Wenn wiederholende Aufgaben auftreten oder stark wachsende Bereiche hohe Anforderungen benötigen, dann kannst Du mit der Suche nach Tools beginnen, die diese Probleme konkret lösen.

Tool-Audit: Welche Tools habe ich eigentlich im Einsatz?

Unternehmen haben manchmal zu viel Basis, deshalb ist es wichtig von Zeit zu Zeit ein Tool-Audit durchzuführen, um einen Überblick zu bekommen.

Wie? Frage zuerst das Team, welche Tools genutzt werden und erstelle dann eine Liste mit allen Tools nach Themen geordnet. Danach solltest Du Dir die Kreditkarten Abbuchungen anschauen, um vergessene Tools zu finden. Vor allem kleine Tools mit 10-20 Dollar summieren sich schnell bei einem größeren Team. Oft gibt es in Unternehmen auch mehrere Lizenzen, die unnötig sind und Geld verschlingen.

Hast Du einen Überblick, dann sammle alle Verträge und ergänze Kündigungsfristen in der Übersicht. Kläre danach, welche Tools überhaupt noch genutzt werden und ob die Tools ihr Geld wert sind. Diese Liste solltest Du jährlich updaten.

Bei größeren Unternehmen lohnen sich auch Tools wie “Cleanshelf”, die Überblick über SaaS Lösungen im Unternehmen schaffen 

Wie gehe ich bei der Auswahl vor?

Klären: Was ist das Ziel und der Zweck des Tools?

Bei kleineren oder kostenlosen Tools ist das meist unkompliziert, bei größeren Investitionen solltest Du hier viel Zeit reinstecken und vor allem Anforderungen definieren.

Empfehlenswert ist eine Checkliste mit Pflicht- und Kür-Funktionen. Außerdem solltest Du klären, ob es möglich ist zu dokumentieren, ob das Ziel mit dem Tooleinsatz erreicht wird. 

Stakeholder: Wer ist verantwortlich für die Auswahl?

Bei der Auswahl des Tools solltest Du vor allem auf Tool-affine Mitarbeiter:innen hören, die aus dem Bereich kommen, den das Tool unterstützen soll. So solltest Du CRM nicht zu einer IT-Entscheidung machen. Arbeite aber auch mit der hauseigenen IT zusammen, um abzuklären ob das Tool problemlos integriert werden kann. Sprich aber auch mit den Tool-Anbietern und frage Sie nach einer Roadmap für die nächsten 1-2 um Transparenz zu erhalten.

Schnittstellen prüfen

Überprüfe bei der Auswahl Deiner Tools, ob es notwendige Verbindungen mit anderen Systemen gibt oder ob Du extra Add-Ons gekauft oder hinzugefügt werden müssen. Außerdem kann es bei vielen Tools hilfreich sein, wenn es eine Anbindung an z.B. die Buchhaltung oder Reporting Tools gibt.

Auswahlprozess starten: Liste erstellen

Um eine Liste an Tools zu erstellen, die für Dich geeignet sind kannst Du auf Google oder Tool-Plattformen wie g2, OMR Reviews oder OMT Toolvergleich zurückgreifen, um Dich über Tools und deren Funktionsweise zu informieren. Außerdem bieten diese Plattformen auch Reviews von Nutzer:innen, die ebenfalls hilfreich sein können.

Überlege auch, ob das Tool in Deine jetzige Wachstumsphase passt und ob die Lernkurve durch das Tool gut oder schlecht ist. Zu guter letzte hilft es auch das  Netzwerk zu fragen: Entweder öffentlich auf Social Media oder 1:1 Expertinnen ansprechen.

Short List: Welche Tools kommen in Frage, die die Kriterien erfüllen?

Vor allem bei komplexen Tools stellt sich die Frage: Best of Breed vs. All in one. Bei All in one solltest Du wissen, was Stärken und Schwächen sind, ob die Add-Ons auch gut funktionieren oder nur zur Dekoration dienen. Für große Probleme solltest Du Dir jedoch ein Tool holen das spezialisiert ist.

Und natürlich: Anfragen und testen. Hole mehrere Meinungen, beziehe verschiedene Anwender:innen mit ein um einen guten Überblick zu erhalten. Plane außerdem genug Zeit ein, damit Du in der Testphase wirklich auch mit dem Tool arbeitest. Manchmal kannst Du auch bei den Tool-Anbietern nach einer Verlängerung der Testphase fragen. Überprüfe bei der Testphase auch Deine Kriterien-Liste und passe gegebenenfalls die Liste nochmal an und vergleiche die Preise der verschiedenen Tools.

Unterschätzte Kriterien

Vor allem die  Usability und das Design sind Alleinstellungsmerkmal, wenn es um Tools geht. Für User:innen ist es wichtig schnell und effizient durch Tools zu gehen. Funktionen sind gut, aber diese müssen auch gut zu bedienen sein. 

Außerdem ist Spaß am Tool wichtig, auch für nicht Tool-affine Menschen. Es muss erkennbar sein, dass das Tool lebt, z.B. durch Weiterentwicklung und neue Funktionen angekündigt werden. 

Wenn die Leute keinen Spaß haben, das Tool zu nutzen und keine Erfolgserlebnisse haben, dann ist die Nutzungsintensität gering

Onboarding, Service & Support

Teste den Service des Tools: Wie gut wird dir auf welche Art bei Fragen und Problemen geholfen? Kläre das Service Level, d.h. wie lange ist der Service erreichbar, sind Zeitzonen ein Problem?


“Man wird mit jedem Tool an einen Punkt kommen, an dem etwas nicht funktioniert und wenn man dann einen guten Support hat, der einem hilft, deutet das auf einen guten Kauf hin.”

Jens Polomski über die Wichtigkeit von Service & Support bei Tools


Achte auch darauf, ob es ein strukturiertes Onboarding mit Learning Einheiten gibt, damit Du schnell in die Nutzung kommst. 

Tool Favoriten

Projektmanagement / To Do Listen / Kollaboration

Asana
Notion + save to notion
Miro / Lucidspark
Tilde
Slack 

 CRM & Marketing Automation

HubSpot
Zapier / Integromat
Phantombuster
Lemlist.com
Chartloop

Social Media

Social Hub
Shield / Inlytics
Publer
Sales Navigator

Reporting & Analytics

Google Analytics / Tag Manager
Google Optimize
Data Studio & Supermetrics 
Competitors.app
Facebook Werbebibliothek / visto.li
Google Alerts / Mention.com
HotJar / Mouseflow
Google Trends

SEO

Sistrix
ahrefs & SEMrush
Search Console & Ryte
Surfer SEO

 Sonstige kleine und große Helferlein

Text Blaze
Canva
Flixier
Google Mail Labels
BrainToss

Kalkulation

Excel / Google Sheets
Airtable

 

Robin Heintze

Robin ist Gründer und Geschäftsführer von morefire. Nach der Ausbildung zum Werbekaufmann und dem berufsbegleitenden Studium der Medienwirtschaft machte er sich mit morefiremedia selbstständig und leitet die Agentur nach der Fusion mit rankingCHECK auch weiter gemeinsam mit Marcel Becker und Tom Waniek. Seine große Leidenschaft sind emotionale Texte in Anzeigen und auf Landingpages. Seine Begeisterung für Texte und PPC Themen teilt er in Seminaren und Vorträgen leidenschaftlich mit.

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