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Risikoanalyse in Agenturen – im Spannungsfeld der Stakeholder

Das Zusammenspiel von Projektmanager, Mitarbeitern und Kunde ist nicht immer das einfachste und führt schnell zu Problemen. Wie Du diese Risiken von vornherein vermeiden kannst, erfährst Du in diesem Artikel.

Die Situation kennt jeder, der schon einmal ein Projekt selbst geleitet oder daran mitgearbeitet hat: Eigentlich läuft alles sehr gut und Du liegst voll im Zeitplan. Doch dann geht von heute auf morgen etwas gründlich schief. Das ganze Projekt, bzw. Teilbereiche, geraten in Schieflage und Du musst viel Zeit aufwenden, um die entstandenen Schäden zu beseitigen. Da wäre es mit Sicherheit viel leichter und stressfreier, wenn Du vor dem Beginn eines Projektes einen Überblick darüber hättest, welche Risiken es gibt und was passieren könnte, wenn diese Risiken eintreten. Denn nicht umsonst sagt man „Gefahr erkannt, Gefahr gebannt!“.

Wie bildet man die Grundlage für Risikoanalysen?

Das Thema „Risikoanalyse“ ist nicht zu unterschätzen. Oft spricht man vor Beginn eines Projektes nicht darüber, was schiefgehen könnte und wenn, dann führt man ein kurzes Gespräch nach dem Motto: „Was ist mit dem und dem Risiko?“ – „Ach ja, das passt schon.“ Dabei ist es sehr einfach, eine schnelle und präzise Risikoanalyse durchzuführen. Dafür brauchst Du auch keine großartigen Tools, riesige Tabellen oder ähnliches. Es reicht schon, wenn Du Dich mit allen Projektmitarbeitern zu einem kurzen Brainstorming zusammensetzt. Jetzt stellt sich vielleicht die Frage, worüber man in so einem Meeting sprechen soll, woher man die Informationen über mögliche Risiken nimmt. Für gewöhnlich lässt sich sagen: Informationen bekommst Du überall her, vor allem aus den eigenen Erfahrungen vergangener Projekte. Aber auch durch Gespräche mit Kollegen, die schon einmal ähnliche oder gleiche Projekte geleitet oder an ihnen mitgearbeitet haben. Dazu können zum Beispiel auch Protokolle vergangener Projekte helfen, die im Rahmen einer Projektdokumentation erstellt wurden. Im Folgenden geht es darum, Risiken richtig zu benennen, analysieren und einzuordnen.

Das R-U-M-Modell

Geht man nach diesem Einordnungsprinzip, dann kann man drei Bereiche oder Schritte festmachen:

  1. Risiko erkennen
  2. Ursachen analysieren
  3. Maßnahmen festlegen

Risiken erkennen

Es ist enorm wichtig ein Risiko zu erkennen und vor allem korrekt zu bestimmen – das kann unter Umständen gar nicht so leicht sein. In diesem Zusammenhang kann man gut das Beispiel der Titanic nehmen. Wie allseits bekannt, ist das Schiff nach einer Kollision mit einem Eisberg untergegangen. Das Risiko für die Titanic wäre aber nicht „Eisberg“ gewesen, denn das ist nicht genau genug. Ein korrekt formuliertes Risiko wie „Kollision mit einem Eisberg“ wäre hier passender. Überträgt man dieses Prinzip jetzt auf ein Projekt im Agenturkontext, dann würde dies folgendes bedeuten:

Angenommen Du koordinierst als Projektmanager ein Projekt, bei dem Du auf externe Ressourcen zurückgreifen musst. Diese externen Ressourcen, also externe Mitarbeiter, bergen mehrere Risiken, die bei der Planung und Durchführung eines Projektes beachtet werden müssen. Das sind hierbei vor allem technische und menschliche Risiken. Ein Beispiel aus dem technischen Bereich: Es sollen große Excel-Dateien über Google Drive bearbeitet werden. Ein Problem dabei: Wenn die Mitarbeiter etwas in einer solchen Datei suchen müssen, kann es zu langen Wartezeiten kommen, da ihre Rechner eine große Datenmenge durchsuchen müssen und sich dadurch ihre Bearbeitungszeit erhöht. Das Risiko wäre also nicht „Externe Mitarbeiter“, sondern „Externe Mitarbeiter arbeiten langsamer als kalkuliert“. Genauso wäre das Risiko, dass Projektmitarbeiter ausfallen nicht nur „Mitarbeiter“, sondern „Mitarbeiter fallen aus“ (z.B. durch Krankheit).

Warum ist das so wichtig? Formulierst Du die Risiken nicht genau genug, so besteht die Gefahr, dass Du einzelne wichtige Risiken nur unter den Oberkategorien wiederfinden würdest. Schreibst Du Dir also nur das Risiko „Mitarbeiter“ oder „Technik“ auf, hilft Dir das im weiteren Prozess zur Risikovermeidung nur bedingt, da Unterpunkte der Risiken vergessen werden können.

Deshalb gilt: Die Risiken so exakt wie möglich benennen. In diesem ersten Schritt sind Gedanken wie „Das kann doch gar nicht passieren“ verboten. Hier soll nur eine Liste der Risiken aufgestellt werden.

Ursachen bestimmen

Der Aspekt „Ursachen bestimmen“ korreliert natürlich in vielen Punkten mit dem Aspekt „Risiken bestimmen“. Auch hier solltest Du so konkret wie möglich formulieren, um dann im dritten Schritt entsprechende Maßnahmen festlegen zu können. Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Eine Ursache für die „Kollision mit dem Eisberg“ könnte sein „Zu hohe Geschwindigkeit“, aber auch „Winter“. Nun sollte man darauf achten, gegen welche Ursachen man tatsächlich Maßnahmen ergreifen kann.

Auf unser Mitarbeiterbeispiel bezogen bedeutet das: Die Ursache für die verlängerte Bearbeitungszeit ist die fehlende Rechenleistung ihrer Rechner, um die großen Drive-Dateien nach bestimmten Zellenaspekten zu durchsuchen. Dies ist eine Ursache, gegen die Du im nächsten Schritt Maßnahmen ergreifen kannst. Beim Erkennen der Ursachen ist es wichtig und unumgänglich, über den eigenen Kontext hinauszudenken. Du kannst als Projektmanager zum Beispiel nicht davon ausgehen, dass jeder Mitarbeiter Deines Projektes – egal ob festangestellter,  interner oder externer Mitarbeiter – die gleichen Arbeitsbedingungen hat wie Du. Das heißt, Du musst versuchen, die Risiken aus dem Blickwinkel der verschiedenen Rollen in Deinem Projekt zu sehen und Dir im Zweifelsfall Informationen von den verschiedenen Personen einholen.

Maßnahmen festlegen

Der dritte Schritt einer Risikoanalyse beschäftigt sich mit den Maßnahmen gegen die möglichen Risiken vorzugehen. Bei den Gegenmaßnahmen muss man zwischen präventiven und reaktiven Maßnahmen unterscheiden. Die reaktiven Maßnahmen dienen dabei aber nur als Notfallplan, eigentlich sollen die präventiven Maßnahmen ausreichen, um das Eintreten der Risiken zu verhindern. Trotzdem ist es sehr wichtig, dass Du immer einen Notfallplan in der Hinterhand hast, um nicht komplett unvorbereitet zu sein, wenn etwas passiert, das Schaden an dem jeweiligen Projekt anrichten könnte.

Für unser Mitarbeiterproblem wäre eine mögliche präventive Maßnahme, die große Drive-Liste in mehrere kleine Listen aufzuteilen. Dies bedeutet zwar einen Mehraufwand für Dich als Projektmanager, dadurch wird aber die Bearbeitungszeit verkürzt und die Wahrscheinlichkeit, dass das oben genannte Risiko eintritt, verringert. Trotzdem brauchst Du auch für dieses Risiko einen reaktiven Notfallplan, falls es dazu kommt, dass die Bearbeitungszeit zu lange dauert, weil die Listen immer noch zu lange Ladezeiten haben. Ein passender Notfallplan wäre hierbei, die Bearbeitung kurzzeitig zu stoppen, um die Listen dann noch einmal zu verkleinern oder schon bearbeitete Zellen oder Zeilen aus den Listen zu extrahieren.

Geeignete Maßnahmen festzulegen ist sehr wichtig. Dabei musst Du darauf achten, dass die Maßnahmen sinnvoll und vor allem durchführbar sind. Es bringt niemandem etwas, wenn völlig haltlose und perfektionistische Maßnahmen getroffen werden sollen. Die Maßnahmen sollen allen Projektbeteiligten dabei helfen, ihre jeweiligen Aufgaben stressfrei bewältigen zu können. Die präventiven Maßnahmen sollen hierbei verhindern, dass es überhaupt zu Problemen kommt, während die reaktiven Maßnahmen dafür sorgen sollen, dass selbst in Problemsituationen direkt eine Lösung parat liegt.

Um den gesamten Ablauf der Risikobewältigung optimal durchzuführen, solltest Du die Maßnahmen direkt bestimmten Mitarbeitern zuordnen, die dann für die Umsetzung der Maßnahmen zuständig sind. Dies entlastet zum einen die anderen Projektmitarbeiter und fördert zum anderen zusätzlich das Verantwortungsbewusstsein der einzelnen Verantwortlichen. Bei der Zuordnung der Maßnahmen solltest Du jedoch darauf achten, wer welche Befugnisse hat. Maßnahmen, die in den administrativen Bereich fallen, muss man dementsprechend eher dem Projektmanager zuschreiben, während man Maßnahmen aus dem generellen organisatorischen Bereich, die die Arbeitsprozesse betreffen, auch den anderen Projektmitarbeitern zuordnen kann.

Der Zusammenhang von Wahrscheinlichkeit und Schaden

Nachdem Du durch das R-U-M-Modell die Ursachen konkret ausformuliert hast, solltest es im Anschluss darum gehen, die Risiken zu bewerten und grafisch darzustellen. Eine solche grafische Darstellung macht die Risiken greifbarer und veranschaulicht vor allem, welche Risiken welche Prioritäten haben. Genauer genommen um welche der vorhandenen Risiken Du Dich sofort kümmern solltest und welche Du zunächst vernachlässigen kannst.

Das Ganze kannst Du in einem einfachen Diagramm darstellen. Dieses muss auch nicht unbedingt digital erstellt werden, hierfür kann auch ein Blatt Papier reichen, z.B. als Flipchart-Blatt an der Wand, so hast Du das Diagramm immer im Blick.

Das Diagramm teilt man Folgendermaßen auf: Auf der X-Achse bilden man die Eintrittswahrscheinlichkeit ab, auf der Y-Achse die Schadenshöhe. Man unterteilt die Diagrammfläche in vier Rechtecke. Das Diagramm sollte ungefähr wie folgt aussehen:

Risikoanalyse Einfach

Jetzt kannst Du die Risiken bewerten. Dazu gibst Du ihnen Werte – in meinem Beispiel sind es die Werte von 1-10. Wie hoch man welches Risiko bewertet, hängt von verschiedenen Faktoren ab, vor allem natürlich von persönlichen Erfahrungen oder Erfahrungen von Kollegen. Der erste Wert stellt die Eintrittswahrscheinlichkeit dar, der zweite Wert die Höhe des Schadens. Nachdem man den Risiken jeweils ein Wertepaar zugeordnet hat, kann man sie in das Diagramm eintragen. Ein Risiko mit den Werten 8:8 würde also im Rechteck 4 landen, ein Risiko mit den Werten 4:6 im Rechteck 2. Was sagt diese Grafik und die vier Rechtecke jetzt?

Im Feld 1 landen alle Risiken, die sowohl eine geringe Eintrittswahrscheinlichkeit, als auch einen geringen potentiellen Schaden haben. Diese Risiken sollte man zwar im Auge behalten, sie erfordern aber nicht unbedingt direktes Eingreifen.

Im Feld 2 findet man Risiken, die zwar eher unwahrscheinlich sind, dafür aber einen hohen Schaden anrichten würden.

Im Feld 3 befinden sich die Risiken mit hoher Wahrscheinlichkeit, aber eher geringerem Schaden.

Für die Felder 2 und 3 gilt: Hier musst Du selbst aufgrund von Erfahrungswissen entscheiden, welche Risiken Maßnahmen erfordern und welche Du erst einmal hintenanstellen kannst.

Das Hauptaugenmerk musst Du auf Feld 4 legen. Hier findest Du nach dieser Einordnung die Risiken, die die höchste Eintrittswahrscheinlichkeit und den größten Schaden haben. Für diese Risiken solltest Du auf jeden Fall Maßnahmen ergreifen und auch Notfallpläne aufstellen.

Ein Beispiel dazu: Aufgrund meiner eigenen Erfahrungen weiß ich, dass große Drive-Dateien für externe Mitarbeiter, die nicht über die gleiche Rechenleistung verfügen wie ich, sehr oft zu Problemen führen. Darüber hinaus weiß ich, dass dies dann zu verlängerten Bearbeitungszeiten führt, weswegen sich die Deadline verschieben würde. Ich würde dieses Risiko also ungefähr mit den Werten 9 (Eintrittswahrscheinlichkeit) und 8 (Schaden) bewerten. Damit würde ich es im Feld 4 einordnen und dies würde sofortige Maßnahmen und Notfallpläne erfordern.

Eine wichtige Tatsache zu diesem 4-Felder-Modell: Die Grenzen der Felder können sich aufgrund des Erfahrungswissens verändern. Die Standardgrenzen zieht man am Anfang bei 5:5, sodass man 4 gleichgroße Felder bekommt. Im Laufe der Zeit wirst Du feststellen, dass zum Beispiel das Feld 4 erst bei Punkt 7:7 beginnen muss oder an Punkt 4:4, etc. Im Projektmanagement musst Du daran denken, solche und andere Modelle immer wieder zu aktualisieren, wenn sie deinen Bedürfnissen nicht mehr entsprechen.

Fazit

Risikoanalysen anzufertigen ist kein Hexenwerk. Im Grunde entstehen sie aus einer Kombination von Erfahrungswissen und genauen Analysen der Situation. Dabei solltest Du immer darauf achten, so viele Informationsquellen wie möglich zu nutzen, um ein Projekt möglichst risikofrei zu gestalten, bzw. für mögliche Risiken immer die passende Lösung parat zu haben. Risikoanalysen können also nicht nur dafür sorgen, dass Du Projekte mit weniger Stress bearbeiten kannst, sie helfen dem Projektmanager auch, das Projekt besser zu koordinieren und verschaffen einen besseren Gesamtüberblick. Es sollte sich also niemand scheuen, vor oder auch während des Projekts, die Situation zu analysieren und mögliche Fehler schon zu bearbeiten, bevor sie überhaupt entstehen können.

Solltest Du mal einen Relaunch durchführen und vielleicht nicht alle Risiken bzw. wichtigen Fragen parat haben,  dann lies Dir doch unsere 7 Punkte für die perfekte (SEO-)Relaunch-Vorbereitung von Rhea Moore durch.

Hattest Du auch schon einmal solche Probleme bei einem Projekt? Konntest Du daraus für das nächste Mal lernen oder hast Du selbst schon Risikoanalysen angefertigt? Dann schreib Deine Erfahrungen mit diesem Thema gerne ins Kommentarfeld!

In diesem Video findest Du die Risikoanalyse im Agenturkontext einfach erklärt:

Sebastian Schnelting ist Project Manager SEO bei morefire.

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