Newsletter erstellen wie ein Profi

Wie musst Du Deinen Newsletter erstellen, damit er von Deinen Kund:innen gelesen wird? Viele Newsletter landen im Papierkorb oder schlimmer: im Spam Ordner. Was musst Du beim Newsletter-Marketing beachten, damit das nicht passiert?

Diese Frage lässt sich in viele kleine Teilfragen aufschlüsseln:

  • Was musst du beachten, damit Deine Newsletter überhaupt zugestellt werden?
  • Welche rechtlichen Anforderungen gibt es beim E-Mail-Marketing?
  • Wie musst Du ganz allgemein Deinen Newsletter erstellen und welches Newsletter-Tool solltest Du einsetzen?
  • Wie solltest Du Dein Newsletter-Design gestalten, damit es Deine Leser:innen anspricht?
  • Wie gewinnst Du Abonnent:innen, die sich für Deine Inhalte generell interessieren?

In diesem E-Mail-Marketing Praxisguide erhältst Du die Antworten auf all diese Fragen. Darüber hinaus haben wir für Dich die wichtigsten Tipps und Tricks zum Thema Newsletter erstellen zusammengestellt.

 

 Webinar: "So optimierst Du Deine E-Mail-Marketing-Performance”
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Was ist ein Newsletter?

Ein Newsletter ist ein regelmäßig erscheinendes elektronisches Rundschreiben, das per E-Mail an die Empfänger:innen versendet wird. Diese müssen sich zuvor für den Newsletter angemeldet haben. Der Inhalt kann sowohl werblich als auch informationell sein. Es ist wichtig, dass dieser einen Mehrwert für die Zielgruppe bietet. Bei werblichen Newslettern werden häufig Produkte beworben und Rabatte verschickt. Bei redaktionellen E-Mails erhalten die Abonnent:innen Nachrichten aus dem Unternehmen sowie Tipps passend zum Produkt oder zur Dienstleistung.

Welche Vorteile bietet ein Newsletter?

Newsletter Marketing war selten so relevant wie heute. Denn eines hat sich trotz sozialer Medien und Messenger Marketing nicht verändert: Die E-Mail ist einer der effizientesten Online-Marketing-Kanälen. Durch Newsletter lassen sich leicht Umsätze steigern und Beziehungen zu (potentiellen) Kund:innen aufbauen.

Alle Vorteile des Newsletters auf einen Blick:

  • Große Reichweite: Laut Statista kannst Du 87% der deutschen Bevölkerung per E-Mail kontaktieren, weil sie eine E-Mail-Adresse besitzen. Kein anderer Kanal kommt an diese Reichweite heran. Da viele ihre E-Mails auf dem Smartphone abrufen, kannst Du sie sogar unterwegs erreichen.
  • Günstiger Kanal: Es gibt einige Newsletter Tools, die einen kostenlosen Tarif anbieten. Dadurch kann der Versand von Newslettern bereits ab 0€ erfolgen. Besonders im Vergleich zu traditionellen Medien wie Print ist die E-Mail unschlagbar günstig.
  • Unabhängig von Drittanbietern: Bei den meisten Kanälen bist Du abhängig von der Plattform und ihrem Algorithmus. Ändert sich dieser kann es leicht passieren, dass Du Deine hart erkämpfte Reichweite über Nacht verlierst. Der E-Mail-Marketing-Kanal dagegen gehört Dir allein.

  • Kundenbeziehung stärken: Newsletter eignet sich sehr gut, um Deine Kontakte langfristig an Dein Unternehmen und Deine Marke zu binden. Mit Willkommensmails, Geburtstags-und Reaktivierungs-Mailings kannst Du die gesamte Customer Journey abbilden.
  • Mehr Traffic: Mithilfe von Newslettern kannst Du auf Deiner Webseite mehr Traffic erzeugen, indem Du Produktseiten, Blogartikel oder Landing Pages verlinkst. Auf diese Weise kannst Du kurzfristig Inhalte pushen oder Verkäufe vorantreiben.
  • Hoher Return-On-Investment (ROI): E-Mail-Marketing hat einen der höchsten ROIs im Online Marketing. Für jeden investierten Euro, verdient das Unternehmen im Durchschnitt 44 Euro.

„Für jeden Euro, den ich im E-Mail-Marketing einsetze, bekomme ich 40 bis 44 Euro zurück.“
Valerie Khalifeh über Investitionen ins E-Mail-Marketing”

 


  • Persönlich und schnell: Newsletter landen kurz nach Versand direkt bei Deinen Kontakten im Posteingang. Die Inhalte der E-Mail können personalisiert und anlassbezogen versendet werden. Auf diese Weise hat das Mailing eine hohe Relevanz.
  • Leichte Messbarkeit: Der Erfolg von Newslettern lässt sich leicht und in Echtzeit messen. Mithilfe eines Pixels in der E-Mail kannst Du sehen, wer Deinen Newsletter geöffnet oder auf einen Link geklickt hat.

Wann lohnt sich ein Newsletter?

Während im B2C der Newsletter zum Standard-Repertoire im Online Marketing gehört, fragen sich viele Unternehmen im B2B: Lohnt sich E-Mail-Marketing überhaupt für mich? Aus dem Grund geben wir Dir in diesem Video 5 Anwendungsfälle mit, wann sich der Einsatz von E-Mail-Marketing lohnt.

Wie erstellst Du eine Newsletter-Strategie?

Damit Deine Newsletter langfristig den Erfolg bringen, den Du dir erhoffst, ist eine Newsletter-Strategie unabdingbar. Auf diese Weise gehst Du an die Planung strategisch heran und vermeidest die häufigsten Fehler im E-Mail-Marketing. Nimm Dir vor dem Versand Deines ersten Newsletters die Zeit über die nachfolgenden sechs Punkte nachzudenken.

1. Überlege Dir Dein Ziel

Warum versendest Du Newsletter? Was ist Dein übergeordnetes Ziel? Nur mit einer Zielsetzung kannst Du Deine Newsletter-Strategie vielversprechend gestalten.

  • Geht es Dir in erster Linie darum mehr Aufträge zu generieren und Produkte zu verkaufen?
  • Möchtest Du Deine Empfänger:innen mit den neuesten Blogartikeln und News aus Deinem Unternehmen versorgen?
  • Oder strebst Du an, neue Kontakte zu finden und diese zu potentiellen Neukund:innen weiter zu qualifizieren?

Mit einem Ziel vor Augen kannst Du besser entscheiden, wen Du ansprechen möchtest und mit welchen Inhalten.

2. Definiere Deine Zielgruppe

Wer ist Deine Zielgruppe? Für wen schreibst Du Newsletter? Mache Dir ein genaues Bild von Deinen Empfänger:innen. In der heutigen Zeit entscheiden Leser:innen binnen weniger Sekunden, ob sie sich länger mit einer E-Mail beschäftigen. Damit Dir die Aufmerksamkeit Deiner Empfänger:innen sicher ist, muss deshalb Dein Newsletter auf Deine Zielgruppe zugeschnitten sein. Überlege Dir, welche Bedürfnisse, Wünsche und Probleme Deine Zielgruppe hat. Dann wird es Dir leichter fallen, Inhalte passgenau zu finden.

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3. Lege Deine Inhalte fest

Welche Inhalte helfen Deiner Zielgruppe weiter und dienen Deinem gesetzten Ziel? Um diese Frage bestmöglich zu beantworten, solltest Du Dich in Deine Empfänger:innen versetzen. Was wollen Deine Empfänger:innen in Deinem Newsletter lesen? Welche Themen bieten ihnen einen Mehrwert?

Die nachfolgenden Merkmale zeigen Dir, wann ein Inhalt für Deinen E-Mail-Verteiler relevant ist:

  • Der Inhalt ist aktuell: Ein Feiertag oder Event steht vor der Tür und alle Welt spricht davon? Wenn das Ereignis zu Deinem Unternehmen passt, dann solltest Du es in Deinem Newsletter aufnehmen.
  • Der Inhalt ist nützlich: Du hast eine Vorlage oder ein E-Book erstellt, die das Leben Deiner Zielgruppe erleichtern? Oder Du hast hilfreiche Tipps für Deine Leserschaft? Dann berichte davon!
  • Der Inhalt informiert: In Deiner Branche hat sich etwas getan? Oder Deine Software hat eine neue Funktion? Das sind wertvolle Informationen, die Deine Leser:innen interessieren werden.
  • Der Inhalt bietet Entertainment: Menschen sind entweder aktiv auf der Suche nach Antworten oder wollen sich im Internet bespaßen lassen. Wenn Dein Inhalt für positive Ablenkung sorgt, solltest Du ihn versenden.

Mögliche Inhalte für Deinen Newsletter sind:

  • Lade Deine Abonnent:innen zu einem bevorstehenden (Online-)Event ein.
  • Informiere Deine Kontakte über neue Produkte oder Sonderangebote.
  • Teile mit Deinen Leser:innen spannende Tipps rund um Dein Produkt, z.B. Rezepte bei Nahrungsmitteln.
  • Schicke Deinen Empfänger:innen wichtige News oder Studien aus der Branche.
  • Lasse Deine Kund:innen im Newsletter zu Wort kommen, z.B. mit Bewertungen oder Erfolgsgeschichten.

Wenn Du Dir unsicher bist, welche Inhalte für Deinen E-Mail-Verteiler relevant sind, kannst beim Wettbewerb nach Inspiration suchen. Daneben hilft es, die Brille der Kund:innen aufzusetzen. Durchstöbere Deinen eigenen Posteingang. Was würde Dir gefallen?

4. Bestimme Deine Versandhäufigkeit

Wie oft soll Dein Newsletter versendet werden? Du solltest Dich weder zu häufig noch zu selten bei Deinen Empfänger:innen melden. Die meisten Unternehmen verschicken ihre Mailings wöchentlich oder monatlich an ihren E-Mail-Verteiler. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Du Dich daran halten musst. Die ideale Versandfrequenz hängt von zwei Faktoren ab:

  • Wie oft hast Du Zeit einen Newsletter zu erstellen?
  • Wie oft hast Du Neuigkeiten für Deine Zielgruppe?

Bedenke, dass bei einem zu seltenen Versand Deine Empfänger:innen schnell vergessen könnten, dass sie sich für Deinen Newsletter angemeldet haben. Aus dem Grund ist es empfehlenswert mindestens quartalsweise einen Newsletter zu versenden.

5. Suche ein Newsletter Tool aus

Um erfolgreich Newsletter zu versenden, brauchst Du ein Newsletter Tool. Der Versand über ein privates E-Mail-Programm wie Outlook scheint in der Theorie möglich, jedoch gibt es ganz praktische Nachteile.

Alle Nachteile von privaten E-Mail-Programmen auf einen Blick:

  • Deine E-Mails landen häufiger im Spam-Ordner.
    Die Server und IP-Adressen von privaten E-Mail-Programmen wie Outlook, Gmail & Co. sind für den persönlichen Gebrauch konzipiert. Das bedeutet, dass bei einem Massenversand über eine private Adresse der Spam-Filter schneller greift und Deine Newsletter nicht im Posteingang Deiner Empfänger:innen landen. Ein Newsletter Tool verfügt über die nötige Infrastruktur, um eine sichere Zustellbarkeit von E-Mails zu gewährleisten.
  • Das Abmeldemanagement ist sehr aufwändig.
    Du bist rechtlich dazu verpflichtet Deine Abonnent:innen die Möglichkeit zu geben, sich von Deinen Newslettern abzumelden. In einer E-Mail über ein privates E-Mail-Programm ist dies schwer umzusetzen. Es fehlt der Abmeldelink in Deinen E-Mails. Daneben musst Du Deine Newsletter-Liste manuell pflegen. Eine Newsletter Software stellt ein automatisiertes An- und Abmeldemanagement standardmäßig bereit.
HubSpot – Newsletter erstellen – Footer – Abmeldelink
  • Es gibt ein tägliches Versandlimit.
    Häufig haben die privaten E-Mai-Programme ein Versandlimit pro Tag. Bei Outlook können beispielsweise nur 500 Empfänger:innen pro Nachricht ausgewählt werden. Dadurch müsste der Versand an mehr als 500 Kontakte bereits gestaffelt werden. Bei einer Newsletter Software gibt es keine Einschränkungen beim Versandvolumen.
  • Der Newsletter kann nicht personalisiert werden.
    Eine personalisierte Anrede ist bei Newslettern mittlerweile Standard. Personalisierungen lassen sich jedoch bei privaten E-Mail-Programmen nur umständlich oder gar nicht einpflegen. Mit einem Newsletter Tool kannst Du mit minimalen Aufwand (automatisierte) Personalisierung einsetzen. Daneben bietet eine Newsletter Software weitere nützliche Funktionen an. Dazu zählen auch Newsletter Templates, Segmentierung, A/B-Tests etc.
  • Der Newsletter kann nicht analysiert werden.
    Bei privaten E-Mail-Programmen gibt es kein Reporting zu Öffnungen oder Klicks. Optimierungen werden so nur schwer möglich sein. Die Newsletter Software liefert neben Echtzeit-Reports zu Öffnungen, Klicks und Käufen auch weitere Insights. Zum Beispiel wird der Anteil an mobilen Nutzer:innen im Vergleich zu Desktop-Nutzer:innen angezeigt. Daneben wird u.a. eine Clickmap zur Verfügung gestellt, die farblich anzeigt, wo im Newsletter geklickt wurde.

 In 4 Schritten zu Deinem Marketing Automation Tool

Wie wählst Du das richtige Newsletter Tool aus?

Newsletter Marketing ist nicht gleich Newsletter Marketing. Jede Branche hat ihre eigenen Herausforderungen und Anforderungen an ein Newsletter Tool. So ist z.B. bei Online Shops ist die Schnittstelle zum Shopsystem das entscheidende Kriterium für oder gegen eine Newsletter Software.

Diese Fragen solltest Du Dir bei der Suche stellen:

  • Wie hoch ist Dein Budget?
  • Wie viele Kontakte sind in Deinem E-Mail-Verteiler?
  • Wie viele E-Mails verschickst Du pro Monat?
  • Sollen auch transaktionale E-Mails versendet werden, z.B. Warenkorb-Abbrecher-Mails?
  • Sollen auch automatisierte E-Mails verschickt werden?
  • Mit welchen anderen Tools, z.B. dem CRM, sollte es eine Schnittstelle geben?

Bei der Wahl für eine Newsletter Software ist es entscheidend genügend Spielraum für das Unternehmenswachstum zu lassen. Damit dies möglich ist, benötigt die Software einige Funktionen, auch wenn diese aktuell noch nicht eingesetzt werden sollen.

Funktionen einer Newsletter Software

Außerdem gibt es einige Anforderungen, die alle Newsletter Tools erfüllen sollten. Dazu zählt eine hohe Zustellrate. Der EmailToolTester führt jährlich einen Newsletter Software Vergleich durch. Auf diese Art kannst Du Dir ein gutes Bild der Zustellbarkeit der einzelnen Anbieter machen. Neben der Zustellbarkeit ist das Thema Datenschutz extrem wichtig. Suche nach einem Anbieter, der Dir DSGVO-konformes E-Mail-Marketing ermöglicht. Laut aktueller Datenlage ist dies nur mit einem Newsletter Tool möglich, das sein Hosting in der europäischen Union hat.

Weitere Funktionen, die das Newsletter Tool bieten sollte:

  • Drag&Drop Editor
  • E-Mail-Templates
  • Listenverwaltung
  • Anpassbare Templates
  • Segmentierung & Personalisierung
  • Reportings
  • A/B Testing
  • Marketing Automation

Newsletter erstellen: Schritt für Schritt

Newsletter Clinic – Wir analysieren Deinen Newsletter”

 

Sobald Du ein Newsletter Tool gefunden hast, das für Dein Unternehmen die besten Möglichkeiten bietet, bist Du bereit Deinen Newsletter zu erstellen.

1. Wähle eine Newsletter-Vorlage

Jede gute Newsletter Software bietet kostenlose Newsletter-Vorlagen an. Wähle die passende für Deinen Anlass aus und ändere sie nach Deinen Wünschen ab.

HubSpot – Newsletter erstellen – Newsletter Template auswählen

2. Lege einen Absendernamen fest

Bestimme die Absenderinformationen für Deinen Newsletter. Damit ist neben der Absenderadresse auch der Name und eine Antwortadresse gemeint. Um möglichst gute Zustellraten zu erzielen, solltest Du als Absenderadresse eine Subdomain nutzen, z.B. news.musterseite.de. Deine Absenderadresse könnte info@news.musterseite.de lauten. Als Absendername hat sich eine Kombination aus einem persönlichen Namen und den Firmen- bzw. Markennamen etabliert. Wenn du verschiedene Themen anbietest, wäre auch ein thematisch passender Absendername möglich, z.B. „MARKE News“ oder „MARKE Webinare“.

Als Antwortadresse sollte eine E-Mail-Adresse verwendet werden, an die sich die Empfänger:innen tatsächlich wenden können. noreply@-Adressen solltest Du vermeiden, schließlich handelt es sich bei der E-Mail um eine One-to-one-Kommunikation. Diese sollte in beide Richtungen möglich sein.

3. Formuliere Deine Betreffzeile

Die Betreffzeile hat einen großen Einfluss darauf, ob Dein Newsletter geöffnet und damit auch gelesen wird. Es nützt Dir nichts, wenn Dein Inhalt fantastisch ist, aber Deine Betreffzeile deine Empfänger:innen nicht dazu animiert hat, den Newsletter zu öffnen. Daher ist es lohnenswert, sich für die Betreffzeile viel Zeit zu nehmen und mehr Gedanken zu machen. Hier sind die wichtigsten Tipps für eine gelungene Betreffzeile:

  • Personalisiere Deine Betreffzeile.
  • Stelle den Nutzen in den Vordergrund.
  • Verwende Zahlen und Aufzählungen.
  • Nutze die Sprache Deiner Empfänger:innen.
  • Schreibe aus der Perspektive Deiner Leser:innen.
  • Verwende Emojis, um aus der Masse hervorzustechen.
  • Stelle eine (rhetorische) Frage.
HubSpot – Newsletter erstellen – Betreffzeile und Preheader bzw. Vorschautext

Auch der Vorschautext, auch Preheader genannt, sollte in dieser Art formuliert werden. Der Vorschautext ist ein kurzer Abschnitt, der im Posteingang direkt hinter der Betreffzeile angezeigt wird. Damit spielt auch der Preheader eine wichtige Rolle für die Öffnungsrate. Wähle einen Preheader, der die Betreffzeile sinnvoll ergänzt.

4. Wähle die Empfängerliste aus

Damit Dein Newsletter bei den richtigen Kontakten ankommt, solltest Du vor dem Versand Deinen E-Mail-Verteiler segmentieren. Dies ist besonders sinnvoll, wenn Du mehrere Themen anbietest. Wähle für jeden Versand gezielt eine passende Empfängerliste aus. Wenn Du ein spezifisches Segment mit dem Newsletter ansprechen möchtest, ist es hilfreich, zusätzlich mit Ausschlusslisten zu arbeiten. Auf diese Weise werden nur die Abonnent:innen aus der Empfängerliste angeschrieben, die nicht in der Ausschlussliste enthalten sind.

HubSpot – Newsletter erstellen – Empfängerliste auswählen

 

5. Wähle eine passende Versandzeit

Eines vorweg: Den perfekten Versandzeitpunkt gibt es nicht. Je nach Branche, Zielgruppe und Produkt können unterschiedliche Zeiten empfehlenswert sein. Im B2B-Bereich sollte der Versand in der Woche zu Bürozeiten erfolgen. Bei der Kommunikation mit Verbraucher:innen darf der Newsletter auch am Wochenende oder abends verschickt werden. Grundsätzlich gilt, dass Dein Newsletter Deine Zielgruppe zu einem Zeitpunkt erreichen sollte, an dem sie sich mit Deinen Inhalten beschäftigen kann.

Newsletter Versandzeit wählen

Geschrieben von

Valerie Khalifeh ist Marketing Automation Managerin bei morefire und berät Unternehmen zum Thema E-Mail-Marketing, Marketing Automation und HubSpot. Ihre Leidenschaft fürs E-Mail-Marketing hat sie 2016 entdeckt. Für 4 Jahre leitete sie bei Sendinblue das E-Mail-Marketing, wo sie zum Schluss die Sendinblue Academy mit kostenlosen Zertifizierungskursen ins Leben gerufen hat. Privat teilt sie ihr Wissen wöchentlich auf ihrem LinkedIn Profil.

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